Cara untuk membuat surat masal dengan memanfaatkan Mail Merge

Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda.
     Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :

Tahap I Membuat Data Source Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
 

Berikut langkah-langkah untuk membuat surat masal pada microsoft office word:
1.Buat template surat yang akan dibuat surat masal
2.Klik menu mailings pada menu bar, selanjutnya pilih select recipient pada group start mail merge.
3.Pada popup menu, pilih Type New List. - See more at: http://www.kesekolah.com/tutorial/komputer/cara-membuat-surat-masal-mail-merge-pada-microsoft-office-word.html#sthash.ZNxpDedK.dpuf

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
2. Selanjutnya kita akan memilih data source.
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialogSelect Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
7. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grupWrite & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. 
   Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>. 

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

Print Documents, untuk mencetak surat.

Ada 3 pilihan:

1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

• Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru. 
  Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu). 
  Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.